Tapahtumajärjestäjän muistilista

Tapahtumajärjestäjän muistilista – näin syntyy onnistunut tilaisuus. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös tapahtumien kohdalla.

Jos järjestät pienen tapahtuman, niin yleensä riittää että olet sovittuun aikaan sovitussa paikassa. Kun tapahtuma on vähän isompi ja vaatii etukäteisjärjestelyitä, niin tässä muistilistaa vinkiksi.

Sovella tapahtumasi mukaan.

1. Tapahtuman idea, teema, nimi ja tarkoitus

Miksi tapahtuma järjestetään?
Mikä on tapahtuman idea ja teema?
Mikä sopisi tapahtumalle nimeksi?
Mikä on tapahtuman tarkoitus?
Minkälainen mielikuva tapahtumasta halutaan luoda?

2. Kohderyhmä

Kenelle tapahtuma on pääsääntöisesti tarkoitettu?
- onko ikärajoitetteita (esim. pikadeitti), sukupuoli, tai joku muu
Miten kohderyhmää rajataan?
- esim. pikadeitissä M/N 50%/50% ja ikähaarukka
Päällekkäisyys – mitä tapahtumia alueella on samaan aikaan?

3. Ajankohta ja paikka

Milloin tapahtuma järjestetään?
Kuinka kauan se kestää?
Missä se järjestetään?
Onko tapahtumapaikka tarpeeksi iso? Onko sille varapaikkaa jos jotain yllättävää tulee?
Millaiset kulkuyhteydet on olemassa?
Onko tapahtumapaikka esteetön?
Onko tiedossa yhteystiedot, joihin olla yhteydessä, jos jotain yllättävää sattuu? (sähkövika, viemäritukosta yms.) Sovi alueen tai tilan alku- ja loppukatselmukselle aika, jossa vuokraajan tai luvan antajan kanssa käydään läpi yhdessä tilan/alueen kunto ja siisteys.

4. Aikataulu ja muut tapahtumat

Millaisella aikataululla tapahtumaa aletaan suunnitella?
Mitkä ovat tärkeitä päiviä esim. varausten vahvistamisen kannalta ja milloin luvat tulee lähettää?

5. Budjetti ja sen seuranta

Kuinka suuri budjetti on ja mistä se koostuu?
Onko mahdollisilla rahoittajilla jotain tiettyjä reunaehtoja, jotka pitää huomioida?
Miten budjettia seurataan?
Miten budjetin ylitykseen ja mahdollisiin yllätyskuluihin varaudutaan?

6. Luvat, ilmoitukset ja vakuutukset

Onko kaikki tarvittavat luvat ja ilmoitukset tehtynä ennen tapahtumaa?
Onko kaikki tarvittavat vakuutukset hankittuna? Yleensä jokaisella osallistujalla on omat vakuutukset. Pitopaikan vakuutukset?
Onko tapahtumalle jotain rajoituksia, jotka on hyvä etukäteen selvittää?

7. Tekniikka, somistus ja kalustus

Millaista tekniikkaa tapahtuma vaatii?
Livestiimataanko paikalta: Kuka hoitaa, miten hoitaa, mistä voi katsoa?
Otetaanko paikanpällä kuvia? Miten yleisö turvataan kuvilta?
Tarvitseeko tilaa somistaa erityisesti tapahtuman teeman mukaisesti?
Millaista kalustoa tapahtuma vaatii?
Kuinka paljon aiemmin tapahtumaa tulee alkaa rakentaa?
Milloin se puretaan?

8. Ohjelma ja esiintyjät

Mitä tapahtuu?
Ketkä esiintyvät?
Mitä tapahtuu silloin kun ei ole esiintyjiä?
Oheistapahtumat? Aktiviteetit?
Tarvitaanko tapahtumaan juontaja?

9. Yhteistyökumppanit

Onko tapahtumalle mahdollista hankkia yhteistyökumppaneita?

10. Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma

Miten ja missä haluttu kohderyhmän tavoitetaan?
Miten tapahtumaa markkinoidaan? sinkkutapahtumat.fi/tapahtumat
Kuka kirjoittaa mahd. esitteet ja milloin ne laitetaan eteenpäin?
Miten eri medioita hyödynnetään? FB, IG, TG, WA, ym.
Kuka luo visuaalisen ilmeen?

11. Turvallisuus

Kuka laatii tapahtumalle pelastus- ja turvallisuussuunnitelman?
Kuka toimii turvallisuuspäällikkönä?
Kuinka paljon tarvitaan järjestyksenvalvojia?
Onko ensiapupiste ja ketkä siellä päivystää?
Onhan tapahtumapaikasta tarpeeksi poistumisteitä?

12. Liput ja kutsut

Myydäänkö tapahtumaan lippuja, jos myydään niin missä? Tapahtumakalenteri
Myydäänkö lippuja tapahtumapaikalla?
Jos myydään paikanpäällä, voiko maksaa käteisellä ja MobilePaylla?
Tarvitseeko tapahtumaan kutsua ketään?
Huomioidaanko yhteistyökumppanit lipuissa jotenkin?
Onko tapahtumaan VIP-lippuja, jos on mitä niihin sisältyy?

13. Ruokailut

Onko tapahtumassa ravintolapalveluita?
Järjestetäänkö ravintolapalvelut itse vai ulkoistetaanko se?
Nyyttärit, omat eväät?

14. Jätehuolto ja siivoaminen

Kuka ottaa vastuun jätehuollosta?
Kuinka paljon tapahtumassa tulee olla / hyvä olla vessoja? Toteutuuko?
Entä käsienpesuyksiköitä?
Kuinka paljon tulee varata roskiksia ja millaisia? Miten ja kuka siivoaa tilan- tai alueen jossa tapahtuma järjestetään?

15. Kuljetukset ja pysäköinti ja liikenteenohjaus

Tarvitaanko tapahtumapaikalle kuljetuksia, vai pääseekö paikan päälle kävellen tai julkisilla?
Mihin autot voi pysäköidä? Onko parkkipaikalla valvontaa?
Maksaako pysäköinti?
Onko paikan päällä liikenteenohjaajia avustamassa?
Onko saatavilla liikenteenohjaajaliivit?