Sitoutumisen sietämätön keveys: Miksi meidän on niin vaikea ilmoittautua tapahtumiin?
Onko sinulla koskaan ollut suunnitelmia mennä tapahtumaan, mutta odotat viime hetkeen ilmoittautumisen kanssa? Et ole yksin.
Tapahtumien järjestäjien kesken ympäri Suomea on huomattu, että sitoutuminen on nykyään haastavampaa kuin koskaan. Ei siis koske vain sinkuille suunnattuja tapahtumia, vaan ihan yleisesti. Tämä ei ole vain satunnaisten iltatilaisuuksien ongelma, vaan ilmiö, joka ulottuu kaikenlaisiin tapahtumiin asti.
Ilmoittautuminen ilmaistapahtumiin – Tuleeko kukaan paikalle?
Kun järjestäjä laittaa ilmoille ilmaisen tapahtuman, toiveena on, että ihmiset innostuvat ja ilmoittautuvat ajoissa ja hyvällä määrällä. Väärin. Vaikka osallistujalistalla olisi 20 nimen verran ihmisiä, on suuri todennäköisyys, että vain 6-9 heistä ilmestyy paikalle. Ja mikä hulluinta, tämä selviää yleensä vasta juuri ennen tapahtuman alkua ns no-show muodossa.
Miksi näin? Ehkä ilmaisuus ei luo tunnetta sitoutumisesta. ”Jos en menekään, ei se mitään, kun ei maksanut mitään.” Mutta kuvittelepa järjestäjän näkökulma – hommaan valmistauduttu ja sitten… vain noin puolet porukasta ilmestyy. Ei ihme, että tällainen voi syödä järjestäjän innostusta järjestää seuraavaa tapahtumaa.
Sitoutumisen sietämätön keveys: Miksi meidän on niin vaikea ilmoittautua tapahtumiin?
Entä maksulliset tapahtumat?
Kuvitellaanpa, että tapahtumaan lisätään pieni maksu, vaikkapa pari euroa. Tämä varmasti sitouttaa osallistujat paremmin, eikö vain? Ei ihan. Vaikka maksu voi saada osallistujat miettimään kahdesti ennen ilmoittautumista, se tuo mukanaan uuden haasteen: ilmoittautumisen viivästymisen. Kukaan ei halua sitoutua liian aikaisin ja järjestäjät joutuvat elämään epätietoisuudessa viime hetkille asti.
Ja mitä tapahtuu, kun osallistujia ei näytä tulevan tarpeeksi? Tapahtuma perutaan. Järjestäjät haluaisivat tietää hyvissä ajoin, tuleeko väkeä, mutta usein jännitys säilyy loppuun asti – eikä aina positiivisessa mielessä.
Uudenvuoden juhlat
Tämän vuoden uudenvuoden juhlaa ei enää järjestetä kuin kevyessä muodossa. Paikka on kyllä varattu, mutta paikanomistajakin saattaa perua tapahtuman, jos osallistujien määrä ei näytä lupaavalta. Ei ole helppoa olla tapahtumanjärjestäjä näinä päivinä, kun ihmiset ovat enemmän kiinnostuneita pitämään vaihtoehdot avoinna kuin sitoutumaan yhteen tiettyyn menoon.
Sinkkujuhannus
Sinkkujuhannus on ollut joka vuosi loppuunmyyty. Kaava on ollut sama: Ilmoittautuminen aukeaa aluksi vain postitulistalle ja kova rynnistys 1. päivän aikana. Sen jälkeen ilmoittautumisia tulee tipotellen ja noin viikkoa-kahta ennen taas valtava ryntäys siinä määrin, että kaikki eivät enää mahdu mukaan. Naisten osalta paikat yleensä loppuvat jo parin viikon sisällä ilmoittautumisen aukeamisesta. Tässä näkee, että viivyttelevät jäävät paikkaa vaille.
Miten voimme muuttaa tilannetta?
Hyvä uutinen on, että meillä kaikilla on valta vaikuttaa. Kun näet kiinnostavan tapahtuman, mieti hetki – voisiko tämä olla se ilta, jolloin tapaat uusia ihmisiä, ehkä jopa sen oikean? Ilmoittautuminen ei ole vain järjestäjän iloksi; se on myös tapa sitoutua omiin suunnitelmiisi ja antaa itsellesi mahdollisuus kokea jotakin uutta.
Sitoutumattomuus on yleinen trendi, jonka kanssa painii niin järjestäjät kuin pitopaikatkin.
Joten ensi kerralla, kun mietit, ilmoittaudutko vai et, muista tämä: Jokainen ilmoittautuminen on askel kohti yhteisöllisempää ja hauskempaa tapahtumaa. Ja kuka tietää – se saattaa olla askel kohti rakkautta.
Esim. tämän hetken pulma: Pikadeittiin on 5€ sitoutumismaksu, ja ei ole ollut samaa ryntäystä kuin viimeksi järkättyyn ilmaiseen pikadeittiin (jossa no show oli 50%). Pikadeitti on todella pyydetty/haluttu, ilmoittautumisissa (parin euron) sitä ei vain näy.
Tapahtumiin, joissa ei ole ilmoittautumista, riittää tulijoita. Ne tapahtumat, jotka vaativat järjestelyä etukäteen ja/tai tai myös paikanpäällä ovat sellaisia, joissa ilmoittautumista tarvitaan.
Sitoutumisen sietämätön keveys
Sitoutumisen lisääminen tapahtumiin on kaikkien osapuolten yhteinen vastuu, ja jokainen voi tehdä omalta osaltaan pienen, mutta tärkeän muutoksen, jotta tapahtumat onnistuvat ja niistä saadaan paras mahdollinen kokemus kaikille. Tässä muutama konkreettinen vinkki eri tahoille:
Osallistujat:
- Tee päätös ajoissa: Jos tiedät, että olet kiinnostunut tapahtumasta, ilmoittaudu heti. Tämä auttaa järjestäjiä suunnittelemaan resursseja ja luo varmuutta tapahtuman toteutumisesta.
- Maksa sitoutumismaksu rohkeasti: Pienet maksut eivät ole vain rahankeräystä – ne auttavat varmistamaan, että tapahtuma järjestetään. Maksu on samalla sitoumus sinulle itsellesi, että aiot todella osallistua.
- Viestitä ajoissa, jos et pääse: Vaikka elämä tuo yllätyksiä, peruutuksen ilmoittaminen hyvissä ajoin antaa järjestäjille mahdollisuuden reagoida, ja he voivat vapauttaa paikan jollekin toiselle.
- Kutsu mukaan kaveri: Mikä voisi olla hauskempaa kuin osallistua tapahtumaan yhdessä ystävän kanssa? Tämä lisää tapahtuman osallistujamäärää ja tekee illasta entistäkin hauskemman.
Järjestäjät:
- Selkeä ja innostava viestintä: Kerro tapahtuman houkuttelevista puolista selkeästi ja innostavasti. Mitä ainutlaatuista osallistujat saavat irti tästä tilaisuudesta? Mitä enemmän osallistujat kokevat saavansa hyötyä, sitä varmemmin he sitoutuvat.
- Käytä sitoutumismaksua harkiten: Jos mahdollista, aseta pieni mutta merkityksellinen osallistumismaksu. Se voi olla symbolinen, mutta se auttaa sitoutumaan tapahtumaan.
- Muistuta ilmoittautumisesta: Usein ihmiset eivät sitoudu heti, koska heillä on muita kiireitä. Ajoittaiset ystävälliset muistutukset voivat rohkaista ihmisiä tekemään lopullisen päätöksen.
- Avoimuus ja joustavuus: Kerro avoimesti, jos ilmoittautumisia ei ole tullut tarpeeksi ja tapahtuma on vaarassa peruuntua. Tämä voi motivoida viime hetken ilmoittautumisia.
Paikanomistajat ja yhteistyökumppanit:
- Tue joustavia aikatauluja: Antamalla järjestäjille hieman enemmän liikkumavaraa päätöksenteossa, paikanomistajat voivat osaltaan vähentää stressiä ja edistää sitoutumista.
- Osallistu markkinointiin: Yhteistyökumppanit voivat auttaa tapahtuman näkyvyyden lisäämisessä jakamalla tietoa omissa kanavissaan. Mitä useampi tietää tapahtumasta, sitä paremmat mahdollisuudet saada ilmoittautumisia.
- Tarjoa kannustimia ajoissa ilmoittautumiseen: Paikanomistajat voivat tarjota jotain ylimääräistä niille, jotka sitoutuvat ajoissa. Tämä voi olla alennus tai erityinen palvelu, joka innostaa varaamaan paikan heti.
Yhteenveto:
Kun kaikki osapuolet – osallistujat, järjestäjät ja yhteistyökumppanit – tekevät oman osuutensa sitoutumisen vahvistamiseksi, tapahtumista tulee sujuvampia ja nautinnollisempia kaikille. Lopulta kyse on yhteisestä tavoitteesta: luoda tilaisuuksia, joissa ihmiset voivat nauttia, oppia ja mahdollisesti löytää rakkautta.
Toivottavasti nähdään tapahtumissa.
Sitoutumisen sietämätön keveys: Miksi meidän on niin vaikea ilmoittautua tapahtumiin?
